煤炭订货会是国家为编制和落实年度煤炭分配计划和煤炭调拨计划，组织产运需三方签订年度煤炭供运需合同所召开的会议。会议共分三个阶段进行。

第一是订货预备阶段。其任务是由国家计委牵头，组织产运需主管部门，按照“区内平衡、差额调拨、品种调剂、保证需要”的原则，进行各大区煤炭货源量、需要量和运量的综合平衡，编制年度煤炭分配方案，这一阶段参加的部门主要有：国家计委、国家经贸委、煤炭部、铁道部、交通部、国内贸易部和电力部、冶金部等。

第二是订货前期阶段。其任务是在全国煤炭订货领导小组的领导协调下，由煤炭部根据国家计委在前一阶段所制定的煤炭分配方案，编制分地区、分品种、分矿点、分用户的年度煤炭调拨方案，把煤炭分配方案具体化、细分化，使之可以操作。这一阶段参加的部门和单位有，除上述第一阶段参加的部门外，还有供方的省(区)煤管局(公司)和直管矿务局，运方的铁路局、港务局，需方的国务院各部委(公司)的煤炭订货主管部门和省(市、区)、计划单列市的计经委等。

第三是组织订货阶段。其主要任务是，由订货领导小组根据年度煤炭分配和调拨方案，组织产运需各企业签订年度煤炭供运需合同，落实分配计划，完成煤炭订货任务。

煤炭订货会是我国最大的物资分配订货会议之一，是煤炭分配调运实行计划管理的重要组成部分和环节，通过召开订货会的方式安排、落实年度煤炭分配计划是煤炭分配计划管理部门在计划管理实践中摸索出来的一种行之有效方法，它可以充分发挥政府的调控能力，集中有限的煤炭资源，优先保证重点用煤企业的需要，支持国民经济的发展。同时，也为煤炭产运需的广大企业提供洽谈业务、签订合同、办理手续的好场所，避免了购销人员满天飞的现象，大大节约了人财物力。

长期以来，国家十分重视煤炭分配订货工作，尤其在煤炭供运需矛盾紧张时期。1961年到1963年，因煤炭生产下降，产需矛盾极为突出，周恩来总理亲自过问煤炭分配问题，成立了十人保煤小组，在谷牧同志主持下安排煤炭的分配和调运计划。1985年以来，当时任副总理的李鹏同志，多次亲临订货会场，指导订货工作。在1983年的南京煤炭订货会上，李鹏同志指示，要实行煤炭生产、分配、运输三个计划“一本帐”，对煤炭分配订货工作进行了重大改革。近年来，煤炭订货会议又在简化订货手续，减少会议人员，缩短订货时间，培育煤炭市场等方面作了很多的努力和改进，收到了一定的效果。