第一条  档案的归档。

凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。

（一）归档时间:各部门要按时收集、整理各类文件材料。各业务科室在工作中形成的具有保存、利用价值的文字材料和声像资料，由兼职档案员收集好，统一归档。文书档案应归档文件材料在每年底前收集齐全，整理归档完毕。科研档案实行由项目主持人负责立卷提供资料，由相关科室业务人员归档。设备档案、声像档案和实物档案随时归档。

（二）归档要求: 档案工作人员要认真做好档案的收集、整理、分类、鉴定工作，做到文件材料齐全、完整，并注意字迹材料是否符合归档要求。一般要求归档原件，同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明，录像带要附内容提要。

（三）档案的分类编号：档案室要根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。企业安全、技术等管理性文件要按其文件内容分别归档，统一编号管理。

（四）档案编目与编制检索工具：档案室要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。要根据需要编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法按照国家标准GB3792.5-85《档案著录规则》执行。

（五）归档份数:本单位必须保存一套原件。

（六）归档手续:各部门整理归档后按规定移交档案中心，并履行交接手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。

第二条  档案保管。

（一）接受档案必须认证验收，并办理接收手续。

（二）存放档案必须有专用柜、架，排放方法要科学和便于查找。

（三）底图除修改外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况，底图以平放为宜。

（四）要定期进行库藏档案的清理核对工作，至少一年一次，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交，作废、遗失等注销账卡时，要查明原因，保存依据。

（五）档案库房管理要规范化。框架要排列整齐，库房干净卫生。

（六）保管条件适宜。库房建设符合标准，要防热、防潮、防光、防有害气体、防尘、防虫、防火、防盗、防污染。

（七）在日常工作中，借阅、退还以及必要的再整理、重排架、复制、展览等要移动档案时要轻拿轻放，运输工具以轻便、牢固、无震荡为宜。档案存放方式要有利于存取，如竖放不可太挤，平放不宜过高。存取档案应连同包装材料一同取出、放回。复制档案时方法应安全，不能损坏档案。

第三条  档案借阅。

（一）严格执行档案借阅有关管理规定，无借阅手续一律禁止外接。

（二）借阅档案资料必须经分管领导签字，填报借阅卡、借阅登记表手续后，方可借阅。

（三）借阅人要对借阅资料妥善保管，加强爱护，按期归还，严禁复制，扩散外传。对使用不当造成污损缺失及给矿造成损失者，一次对其罚款100～300元。情节严重者给予行政处分。

（四）资料档案使用完毕应及时归还，统一交回档案室，由档案室核销该员工借阅记录，如未能完整回收者，一次对其罚款200～300元。情节严重者给予行政处分。

（五）因档案管理员不负责任，违反规定造成档案损失者一次罚款100～300元。情节严重者给予行政处分。

第四条  档案保密。

（一）严格执行档案管理保密制度，妥善管理好各类档案资料，任何人严禁向无关人员透露有关档案保密内容。

（二）档案管理员和借阅人不得以任何理由和方式对外泄露资料档案中的机密，对造成泄密事故者，应追究其责任。

（三）未经领导批准，不得擅自复印档案。

（四）认真执行《保密法》，严格遵守《保密守则》的规定，做好档案保密工作。

第五条  档案登记。

申请人借阅资料必须在资料本上登记，注明借阅时间、归还时间及借阅人。同时，档案管理员必须对借阅情况做好记录。

第六条  档案的销毁。

销毁保存期满的档案，要采用直接鉴定法，即逐页逐张的直接判定，不能只根据案卷的目录标题和封面上注明的保管期限。由矿办档案室对需要销毁的档案进行鉴定，并逐件登记造册，编制销毁清册，送矿办主任审核，经矿主要领导审批同意后，方可销毁。销毁档案必须在指定地点进行，不得将待销毁的档案出售给废品收购部门。销毁时应一人操作，一人监督，不得中途离开。